โฉนดที่ดินหาย ต้องทำอย่างไร

ที่ดิน คือ ทรัพย์สินที่เป็นอสังหาริมทรัพย์ที่มีคุณค่า ที่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์เป็นอย่างมาก ทั้งเพื่อการสร้างสิ่งปลูกสร้างสำหรับการอยู่อาศัย การประกอบอาชีพ การเกษตรกรรม การเลี้ยงสัตว์ เพื่อการบริโภคและการค้าขาย การสร้างโครงสร้างพื้นฐานเพื่อการคมนาคมขนส่ง การสร้างนิคมอุตสาหกรรมเพื่อการผลิตวัสดุอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการดดำรงชีวิตของมนุษย์ ตลอดจนการใช้เป็นหลักประกันทางการกระทำนิติกรรมสัญญาตามกฎหมาย ดังนั้น การจะใช้ประโยชน์หรือถือครองที่ดินหนึ่ง จึงจำเป็นต้องมีหลักฐานที่เป็นประจักษ์พยานในการครอบครองหรือถือในกรรมสิทธิ์ของที่ดินแปลงนั้น ๆ

เอกสารสิทธิ์เกี่ยวกับที่ดินที่แสดงถึงขอบเขตของสิทธิ์และอำนาจในการถือครองหรือใช้ประโยชน์ในที่ดินนั้น ๆ มีอยู่หลายประเภท โดยเอกสารสิทธิ์ที่สำคัญที่คุ้นเคยในประเทศไทย ได้แก่ แบบแจ้งการครอบครองที่ดิน (ส.ค.1) ซึ่งปัจจุบันไม่มีแล้ว ใบจอง (น.ส. 2) หนังสือรับรองการทำประโยชน์ มี 3 ประเภท คือ น.ส. 3, น.ส. 3 ก. และ น.ส. 3 ข. ใบไต่สวน (น.ส. 5) และโฉนดที่ดิน (น.ส.4) ซึ่งเอกสารสำคัญที่แสดงถึงการเป็นผู้มีสิทธิ์ในที่ดินนั้น ๆ ถ้าหากผู้ถือครองสิทธิปล่อยให้ที่ดินรกร้างว่างเปล่า ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ ในที่ดิน โดยที่ดินที่ดินมีหนังสือรับรองการทำประโยชน์ ปล่อยทิ้งไว้นานเกิน 5 ปีติดต่อกัน และที่ดินที่มีโฉนดที่ดิน ปล่อยทิ้งไว้นานเกิน 10 ปี ที่ดินดังกล่าวจะต้องตกเป็นของรัฐตามกฎหมาย  

โฉนดที่ดิน ความหมายที่กรมที่ดินบัญญัติไว้ คือ หนังสือสำคัญแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดิน ซึ่งออกให้ตามประมวลกฎหมายที่ดินปัจจุบัน นอกจากนี้ยังรวมถึงโฉนดแผนที่ โฉนดตราจอง และตราจองที่ว่า "ได้ทำประโยชน์แล้ว" ซึ่งออกให้ตามกฎหมายเก่า แต่ก็ถือว่ามีกรรมสิทธิ์เช่นกัน ผู้เป็นเจ้าของที่ดิน ถือว่ามีกรรมสิทธิ์ในที่ดินนั้นอย่างสมบูรณ์ เช่น มีสิทธิใช้ประโยชน์จากที่ดิน มีสิทธิจำหน่าย มีสิทธิขัดขวางไม่ให้ผู้ใดเข้ามาเกี่ยวข้องกับทรัพย์สินโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

เอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ที่ดินนั้น จะมีสัญลักษณ์ตราครุฑด้านบนที่มีสีแตกต่างกันออกไป สำหรับเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดินประเภทโฉนดที่ดิน (น.ส.4) นั้นจะมีตราครุฑสีแดง ซึ่งเป็นเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ที่บ่งบอกถึงความสามารถในการบริหารจัดการที่ดินของเจ้าของกรรมสิทธิ์เกี่ยวกับอำนาจในการซื้อขายได้ หรือโอนได้ตามกฎหมาย ซึ่งโฉนดที่ดินเกือบทั้งหมดก็เป็นครุฑแดงตัวนี้ ส่วนโฉนดที่มีด้านหลังสีแดงนั้นจะเป็นเอกสาร น.ส.4 ที่จะระบุด้านหลังโฉนดว่าห้ามโอนภายในระยะเวลา 5-10 ปี

ประโยชน์ของโฉนดที่ดิน มีด้วยกัน หลายประการ ได้แก่

1.  ​ทำให้ผู้ครอบครองในกรรมสิทธิ์ที่ดินโดยชอบด้วยกฎหมาย ได้มีหนังสือสำคัญแสดงกรรมสิทธิ์ที่ดินยึดถือไว้เป็นหลักฐานเชิงประจักษ์เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
2.  สร้างเกิดความมั่นคงในหลักกรรมสิทธิ์แก่ผู้เป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ในที่ดินนั้น
3.  ใช้แสดงเป็นหลักฐานในกรณีที่จะต้องมีการพิสูจน์สิทธิในกรรมสิทธิ์ที่ดินของตนทั้งต่อรัฐและในระหว่างเอกชนด้วยกัน
4.  ทำให้รู้จุดพิกัด ตำแหน่ง แหล่งที่ตั้งของที่ดินแปลงนั้น ๆ ตลอดจนขอบเขตและจำนวนเนื้อที่ของที่ดินแต่ละแปลงได้อย่างถูกต้อง
5.  ช่วยให้สามารถป้องกันการบุกรุกขยายเขตครอบครองเข้าไปในที่ดินอันเป็นแหล่งที่ถือครองกรรมสิทธิ์โดยรัฐ ในสถานที่ที่เป็นที่รกร้างว่างเปล่า ที่สงวนหวงห้าม ที่สาธารณประโยชน์ และที่ดินที่ทางราชการได้กันไว้เป็นเขตป่าไม้
6.  ช่วยให้สามารถระงับการทะเลาะวิวาท การโต้แย้ง หรือแย่งสิทธิในกรรมสิทธิ์หรือการถือครองที่ดินหรือการรุกล้ำแนวเขตที่ดินซึ่งกันและกัน
7.  ช่วยสร้างให้ปัจจัยพื้นฐานในการผลิตทางเศรษฐกิจ มีความมั่นคงและมีประสิทธิผลที่เป็นการช่วยลดต้นทุนในกระบวนการผลิตด้วย
8.  ช่วยทำให้เกิดความรักและความห่วงแหนที่ดินของตน นำไปสู่การเกิดเป็นแรงจูงใจที่จะปรับปรุงและพัฒนาที่ดินของตนให้เกิดประโยชน์การใช้สอยในที่ดินอย่างสูงสุด
9.  สามารถใช้เป็นหลักฐานแสดงทุนทรัพย์หรือหลักประกันในการขอสินเชื่อ และกู้ยืมเงินเพื่อนำมาใช้เป็นทุนในการเพิ่มกำลังการผลิตและรายได้เพื่อยกฐานะความเป็นอยู่ให้สูงขึ้น
10.      สามารถใช้เป็นหลักประกันในเหตุการณ์หลายกรณี เช่น การค้ำประกันบุคคลเข้าทำงาน ประกันตัวผู้ต้องหาหรือจำเลยต่อพนักงานสอบสวน พนักงานอัยการ หรือศาล เป็นต้น
11.      ช่วยให้การตรวจสอบหลักฐานสำหรับที่ดินที่เป็นโฉนดกระทำได้โดยสะดวกรวดเร็วเป็นประโยชน์แก่บุคคลที่ประสงค์จะจำหน่าย จ่าย โอน เนื่องจากการโอนที่ดินที่มีโฉนดที่ดินไม่ต้องประกาศ เว้นแต่ที่ดินนั้นเป็นมรดก
12.      การทำนิติกรรมเกี่ยวกับที่ดินที่มีโฉนดที่ดิน หรือมีหนังสือรับรองการทำประโยชน์ได้ ซึ่งการทำนิติกรรมเกี่ยวกับที่ดินที่มีโฉนดที่ดิน เช่น การนำที่ดินไปซื้อขาย ยกให้ แลกเปลี่ยน จำนอง ขายฝาก ฯลฯ จะต้องนำไปจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ณ สำนักงานที่ดินที่ที่ดินนั้นตั้งอยู่
13. การทำนิติกรรมเกี่ยวกับที่ดินประเภทที่มีหนังสือรับรองการทำประโยชน์ (น.ส.3 น.ส.3 ก. น.ส.3 ข) จะต้องนำไปจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ณ สำนักงานที่ดินอำเภอที่ที่ดินนั้นตั้งอยู่ การทำนิติกรรมนั้น จึงจะมีผลตามกฎหมาย เว้นแต่ได้ยกเลิกอำนาจนายอำเภอเกี่ยวกับการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรม จะต้องไปจดทะเบียน ณ สำนักงานที่ดินที่ที่ดินนั้นตั้งอยู่

กรณีโฉนดที่ดินหาย ควรทำอย่างไร

เอกสารกรรมสิทธิ์ประเภทโฉนดที่ดินนั้น เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้แสดงกรรมสิทธิ์ในการถือครองที่ดิน ที่ออกให้โดยสำนักงานที่ดินที่ที่ดินแปลงนั้นตั้งอยู่ การออกโฉนดที่ดินนั้นจะเกิดเมื่อหลังจากมีการรังวัดแล้ว จะมีการออกโฉนดมา 2 ฉบับ โดยฉบับหนึ่งจะเก็บไว้ที่สำนักงานที่ดิน อีกฉบับหนึ่งก็ส่งมอบให้กับเจ้าของที่ดิน ดังนั้นในกรณีที่ทำโฉนดที่ดินหายนั้น สำนักงานที่ดิน จะไม่สามารถออกโฉนดฉบับใหม่ให้อีกได้ การที่เราไปดำเนินการร้องของให้สำนักงานที่ดินออกโฉนดที่ดินใหม่นั้น เราจะได้เอกสารที่เรียกว่า “ใบแทนโฉนดที่ดิน” มาทดแทนโฉนดฉบับจริงที่ออกให้นั้นที่สูญหายไป ซึ่งใบแทนนี้จะมีรายละเอียดคล้ายกับโฉนดที่ดิน เนื่องจากใบแทนจะคัดลอกข้อมูลรายละเอียดที่ปรากฏในโฉนดที่ดินทั้งด้านหน้าและด้านหลังโฉนดที่ดินขึ้นมาอีกฉบับเพื่อให้เจ้าของกรรมสิทธิ์ที่ดินถือฉบับนี้แทน ในกระบวนการออกใบแทนนั้นมีรายละเอียดขั้นตอน ดังนี้

1. อันดับแรกจะต้องไปที่สถานีตำรวจในพื้นที่ที่โฉนดที่ดินนั้นตั้งอยู่ เพื่อดำเนินการแจ้งความเอกสารโฉนดที่ดินหาย ทั้งนี้กรณีที่ยังมีเอกสารสำเนาเก่าของโฉนดที่ดินที่ยังเหลือเก็บไว้ควรนำไปด้วย โดยรายละเอียดที่ต้องระบุในใบแจ้งความ ประกอบด้วย เลขที่โฉนดที่ดินที่ได้หายไปจากการครอบครอง วัน เดือน ปี เวลา และสถานที่ที่ทำโฉนดที่ดินนั้นสูญหายไป
2. นำเอกสารใบแจ้งความนั้น ไปยื่นต่อพนักงานเจ้าที่ ณ สำนักงานที่ดิน ที่ที่ดินนั้นตั้งอยู่ โดยจะต้องนำบุคคลที่เป็นพยานรับรองไปด้วย จำนวน 2 คน
3. พนักงานเจ้าหน้าที่ของสำนักงานที่ดินจะให้พยานบุคคลรับรองทั้ง 2 คน  กรอกเอกสารรับรอง พร้อมลงลายมือชื่อต่อหน้าพนักงานเจ้าที่ เพื่อรับรองพยานบุคคลแจ้งหาย ซึ่งพนักงานเจ้าหน้าที่สำนักงานที่ดินจะซักถามพยานบุคคลทั้งสอง ว่า บุคคลผู้เป็นเจ้าของกรรมสิทธิ์ในโฉนดที่ดินที่แจ้งนี้อยู่ใน ณ ที่นั้นจริงหรือไม่ มีหนี้สินอื่นใดที่อยู่ระหว่างการค้างชำระในจำนวนที่มากเกินแบกรับหรือไม่ หรือมีพฤติกรรมที่แสดงออกถึงความน่าเชื่อว่าหายจริงหรือไม่
4. จากนั้นให้ดำเนินการติดต่อเคาน์เตอร์ ณ กรมที่ดิน โดยทำตามขั้นตอนปกติ ได้แก่  รับบัตรคิว ยื่นเรื่องคำขอ เจ้าหน้าที่สอบสวนซักถาม  ตรวจสอบหลักฐาน ตรวจหนังสือต่างๆ  ลงบัญชีรับทำการ  ตรวจสอบอายัด เขียนใบสั่งค่าใช้จ่ายสำหรับนำจ่ายค่าธรรมเนียม  นำใบเสร็จกลับมายื่น และพิมพ์ประกาศ
5. จากนั้นให้รอระยะเวลาดำเนินการภายใน 30 วัน โดยถ้าไม่มีผู้ใดมาโต้แย้งใน 30 วันนั้น ทางกรมที่ดินจะเริ่มสร้างเอกสารใบทดแทนให้
6. เสนอเจ้าพนักงานเพื่อลงนาม และแจ้งให้เจ้าของกรรมสิทธิ์ที่ดินนั้นมารับใบทดแทนโฉนดที่ดิน

โฉนดที่ดิน เป็นเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดินที่มีความสำคัญต่อตัวผู้ถือครอง อันเป็นหลักฐานแสดงความเป็นเข้าของ การครอบครองใช้ประโยชน์ในที่ดินแปลงนั้น ๆ อีกทั้งยังเป็นเอกสารในการยื่นเสนอขาย หรือโอนได้ตามกฎหมาย ตลอดจนขัดขวางการเข้าใช้สิทธิในที่ดินของผู้อื่นที่แอบอ้างการเข้าใช้ประโยชน์ในที่ดินนั้นได้อีกด้วย ดังนั้น หากสูญหายจึงเป็นสิ่งที่ผู้เป็นข้าวของกรรมสิทธิ์นั้น จะต้องเร่งดำเนินการต่อสำนักงานที่ดินเพื่อให้ออกใบทดแทนให้ เพื่อเป็นการยืนยันในกรรมสิทธิ์ที่พึงมีตามเดิมที่ระบุในโฉนดที่ดิน