7 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นทุกวัน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นจำเป็นมากในปัจจุบัน เนื่องจากการแข่งขันที่สูงมากในแต่ละองค์กรรวมทั้งสิ่งเร้าที่เกิดจากสิ่งแวดล้อมภายนอกที่จะทำให้เราเสียสมาธิและเกิดการไขว้เขว้ได้ง่าย ดังนั้นเราจำเป็นที่จะต้องลำดับความสำคัญของงาน วางแผน ประเมินตัวเอง มีสมาธิและโฟกัสกับงานที่ทำ ดังนั้นมาดูกันว่าในแต่ละส่วนที่พูดถึงนั้นต้องเตรียมการอย่างไร

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ต้องเริ่มอย่างไร

สำหรับ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน นั้น คือการวัดค่าความสามารถในการทำงาน ความถูกต้องและวิธีที่ดีที่สุดในการทำงาน โดยที่เนื้องานจะต้องตรงตามเป้าหมายที่ต้องการด้วย ดังนั้นทั้ง Input และ Output จะต้องมีคุณภาพทั้งสองส่วน ปริมาณ คุณภาพและพลังงานของร่างกาย จะต้องสอดคล้องกันทั้งหมด ถึงจะได้ประสิทธิภาพ ฉะนั้นหลักเกณฑ์ง่าย ๆ คือ จะต้องใช้เวลาน้อยที่สุด ใช้พลังในการทำงานน้อยที่สุด แต่ต้องได้งานที่มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด
ซึ่งการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานนั้น จุดมุ่งหมายหลักคือเน้นการทำงานที่ไว เพื่อเพิ่มความเชี่ยวชาญ ให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม โดยงานแต่ละชิ้นล้วนมีข้อจำกัดที่ต่างกัน โดยเฉพาเรื่องของเวลา ขอยกตัวอย่างง่าย ๆ ด้วยพนักงานออฟฟิศ ซึ่งจะมีเวลาในการทำงานตายตัว กับกลุ่มฟรีแลนซ์ที่ต้องจัดการบริการด้านเวลาเองทั้งหมด ดังนั้นจึงต้องมีการเรียนรู้ และปรับตัวให้เข้ากับเวลาในการทำงานของแต่ละบุคคล ซึ่งก็ได้แยกย่อยออกมาเป็น 7 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อให้ท่านได้พัฒนาตัวเอง โดยไม่จำกัดว่าทำอาชีพไหน เวลาตายตัวหรือไม่ เพราะ 7 วิธีที่นำมาเสนอ สามารถนำไปปรับใช้ได้แบบไม่มีข้อจำกัด

1. เริ่มวางแผนตารางเวลา

การทำงานทุกประเภทจะต้องมี การวางแผนการทำงาน ไม่ว่าจะงานระยะสั้นหรืองานระยะยาว จะต้องมีการจัดตารางงานแบบมีแบบแผน ด้วยการจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สำหรับวิธีในการจัดลำดับความสำคัญ แบบแผนนิยมใช้กันมากที่สุดคือ Eisenhower Matrix โดยจะแบ่งเนื้องานออกเป็น 4 ส่วน ตามความสำคัญและความเร่งด่วน

ซึ่งแต่ละงานนั้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน แน่นอนว่าแต่ละงานส่งผลต่อชีวิตต่างกันด้วย หากว่าเป็นพนักงานขายของ การเช็ค Email อาจจะไม่สำคัญเท่าการเตรียมพรีเซนต์ไอเดียการขาย เป็นต้น แต่ในขณะที่อาชีพอื่น ๆ เรื่องการเช็ค Email อาจจะมีความสำคัญเป็นอันดับแรกที่ต้องจัดการ ฉะนั้นการเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ทำ จึงส่งผลโดยตรงต่อหน้าที่การงานในสายอาชีพ ฉะนั้นไม่ว่าจะเริ่มงานใดก็ตาม ควรเรื่องจากการวางแผนตารางเวลาเสียก่อน และแบ่งความสำคัญก่อนหลัง เพื่อให้เนื้องานมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ลดระยะเวลาในการทำงานได้มากกว่าเดิม

2. แบ่งงานให้เป็นสัดเป็นส่วน

การแบ่งแยกงานให้เป็นสัดส่วน จะทำให้ช่วยลดระยะเวลาการทำงานได้อย่างคาดไม่ถึง ผู้ที่ทำงานเก่งส่วนมาก มักจะแบ่งงานออกอย่างชัดเจน โดยจะทราบข้อจำกัดของตนว่า ควรเริ่มงานเมื่อไหร่ และใช้พลังงานมากเท่าไหร่เพื่อให้งานออกมามีคุณภาพ โดยเริ่มจากการแบ่งงานออกดังต่อไปนี้

- แบ่งเป็นชิ้นย่อย อย่างเช่นหากได้รับมอบหมายงานมา 1 ชิ้นงาน ให้ทำการย่อยออกมาตามลำดับ เช่นงานก่อสร้าง จะมีหลายขึ้นตอนมากมาย ให้แยกย่อยแบ่งตามความสำคัญ เริ่มทำจากส่วนที่สำคัญที่สุดไปหาส่วนที่สำคัญน้อยที่สุด จะทำให้งานมีคุณภาพมาก และไม่เป็นการเสียเวลาไปทำงานที่สำคัญน้อยกว่าก่อน
- แบ่งตามเวลา หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จะต้องจัดตารางเวลาอย่างเช่น ควรทำงานตอนไหน ทำงานอะไร โดยเรียบเรียงไว้ให้เข้าใจง่ายมากที่สุด หากจัดตารางได้ดีก็จะลดระยะเวลาในการทำงานไปได้เยอะ ให้คุณลงตารางเวลาเอาไว้ทุกสัปดาห์ โดยจะต้องแบ่งระยะเวลาให้พอเหมาะ ไม่กดดันตัวเองมากจนเกินไปเพราะจะทำให้เกิดความเครียด และจะส่งผลทำให้เนื้องานมีคุณภาพน้อยลง

สิ่งสำคัญในการแบ่งงานคือ ไม่ควรผัดวันประกันพรุ่ง หากทำตารางออกมาแล้ว ควรทำตามเวลาและตามแบบแผนที่วางไว้อย่างเคร่งครัด แต่อย่าลืมว่าตารางงานจะต้องมีความยืดหยุ่น เพื่อพร้อมรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน อย่างเช่นได้รับมอบหมายงานอื่นเข้ามาแบบกะทันหัน จะได้มีเวลาในการทำแบบไม่เครียด

3. ประเมินตัวเองให้เป็น

นอกจากการวางแผนส่วนงานแล้ว คุณจะต้องประเมินศักยภาพตัวเองให้เป็นตัว เพราะหากวางตารางงานเอาไว้แบบแน่นเอี๊ยด แต่ไม่มีศักยภาพเพียงพอที่จะดำเนินงาน อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้ ดังนั้นควรประเมินตัวเองให้เป็น ว่ารับต่อความเครียดได้มากแค่ไหน กดดันในตัวเองได้มากขนาดไหน และต้องหาข้อบ่งพร่องของตัวเองอย่างตรงไปตรงมา เพื่อแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงาน โดยสามารถประเมินตัวเองได้ดังนี้

- รู้ขีดจำกัดของตนเอง แต่ละงานนั้นไม่เหมือนกัน และขีดจำกัดของแต่ละบุคคลก็ไม่เท่ากัน บางคนสามารถทำงานติดต่อกันได้ทั้งวันทั้งคืน โดยที่ประสิทธิภาพของงานไม่ได้ลดน้อยลง แต่บางคนก็ไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ ฉะนั้นดูขีดจำกัดของตนเองว่า สามารถทำงานได้มากสุดกี่ชั่วโมง เพื่อจัดการตารางเวลาให้สอดคล้องกัน
- รู้เป้าหมายที่ต้องทำ โดยมากแล้วหลายท่านไม่ทราบว่าทำงานชิ้นนั้นไปเพื่ออะไร ตอบโจทย์กับหน้าที่การงานหรือไม่ รู้แค่เพียงว่าทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จแค่นั้น ซึ่งการทำงานแบบนี้จะขาดแรงจูงใจและขาดแรงกระตุ้นในการทำงาน หากเป็นแบบนี้ไปนาน ๆ จะทำให้หมดไฟ รู้สึกไม่อยากทำงานอีกต่อไปแล้ว ดังนั้นจึงควรรู้เป้าหมายของงานอยู่เสมอ ทำเพื่ออะไร และมีประโยชน์ต่อหน้าที่การงานในอนาคตอย่างไร นอกจากทำให้มีไฟแล้ว ยังเป็นแรงกระตุ้นที่ทำให้งานมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น
- รู้จักจังหวะในการพัก เพราะว่าการทำงานแบบหักโหมเกินไป จะทำให้เสียพลังงานมาก ไม่นานก็จะหมดไฟและเครียดจนเกินไป ฉะนั้นควรรู้จักจังหวะในการพัก ช่วงไหนควรพักเพื่อชาร์จพลังให้สมองและร่างกาย ช่วงไหนควรลุยงานต่อ หากสามารถจัดระเบียบตรงนี้ได้ ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นกว่าเดิมหลายเท่า
- รู้จักเลือกงาน ไม่ได้หมายความว่าให้เลือกทำ แต่หมายความว่าควรเลือกงานให้สอดคล้องกับเวลา และไม่ควรเลือกทำไปซะทุกอย่าง แม้งานที่ได้มาจะบอกว่าเร่งแค่ไหน ก็ควรพิจารณาดูก่อนว่าเร่งจริงหรือไม่ รอได้หรือไม่ จำเป็นมากน้อยแค่ไหนที่ต้องลัดคิวงานที่ทำอยู่ เพราะหากไม่เลือกงาน ทุกงานที่ได้มาก็จะสำคัญหมดจนขาดการจัดระเบียบ จนท้ายที่สุดงานจะออกมาไม่มีคุณภาพ

4. สภาพแวดล้อมการทำงาน

สภาพแวดล้อมถึงเป็นปัจจัยสำคัญที่บั่นทอนสมาธิในการทำงาน อย่างเช่นหากอยู่ในที่ทำงาน ที่มีเสียงรบกวนตลอดทั้งวัน ทั้งเสียงโทรศัพท์ และเสียงแจ้งเตือนต่าง ๆ ทางโซเชียลมีเดีย ซึ่งก็จะทำให้มีสมาธิในการทำงานน้อยกว่า คุณจะไม่สามารถโฟกัสกับการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพราะเสียงรบกวนจากสภาพาแวดล้อมทีทำงาน ดังนั้นหากเลี่ยงไม่ได้ หรือไม่สามารถเปลี่ยนที่ทำงานได้ ก็จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้มีสมาธิมากขึ้น อย่างเช่นหูฟังที่ตัดเสียงรบกวน เป็นต้น สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างเช่นเสียงแจ้งเตือนต่าง ๆ ที่สามารถปิดได้ ก็ควรปิดเสียก่อนช่วงทำงาน จะช่วยให้มีสมาธิในการทำงานมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้สภาพแวดล้อมบนโต๊ะก็มีส่วนด้วยเช่นกัน ควรจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ จะสะดวกในการค้นหาสิ่งต่าง ๆ ไม่ต้องอารมณ์เสียเมื่อต้องการหาสิ่งใด ๆ แล้วต้องใช้เวลานาน รวมถึงควรจัดระเบียบคอมพิวเตอร์ด้วยเช่นกัน เพราะความสะดวกในการค้นหางานในโฟลเดอร์ต่าง ๆ

แต่หากเป็นไปได้ควรหากสถานที่ทำงานที่มีความเงียบและเป็นส่วนตัว หากเป็นฟรีแลนซ์ควรออกมาทำงานนอกบ้านและหาสถานที่ที่มีบรรยากาศเงียบสงบ เพื่อเป็นการสร้างบรรยากาศในการทำงาน แต่สำหรับพนักงานออฟฟิศที่เลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องทำงานในสถานที่ที่กำหนด ก็ให้หาตัวช่วยอื่น ๆ เพื่อสร้างบรรยากาศให้เหมาะแก่การทำงานมากยิ่งขึ้น

5. สมาธิและโฟกัส

แน่นอนว่าประสิทธิภาพของงานนั้น จะมีคุณภาพมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับสมาธิและความใส่ใจในเนื้องาน การตัดสิ่งต่าง ๆ รอบตัวเพื่อโฟกัสกับงานเพียงอย่างเดียว จะทำให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด และการจดจ่ออยู่กับงานจะทำให้มีสมาธิและเป็นการพัฒนาสมองอีกด้วย ทั้งนี้การวิธีการเพิ่มสมาธิทำได้หลายวิธีด้วยกัน

- นั่งสมาธิ เป็นวิธีง่าย ๆ ที่หลายท่านหลีกเลี่ยงที่จะทำ ซึ่งการนั่งสมาธินั้นเป็นประโยชน์มาก โดยเฉพาะกับผู้ที่มีสมาธิสั้น ให้ลองนั่งสมาธิโดยเริ่มต้นจากวันละ 10 นาทีก่อน เพื่อให้จิตใจได้สงบ สมองได้พักอย่างแท้จริง การนั่งสมาธิจะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานได้ดีขึ้น ทำให้ไม่วอกแวกและลดเรื่องสมาธิสั้นได้มากทีเดียว
- พักผ่อนให้เพียงพอ ร่างกายของมนุษย์ต้องการการซ่อมแซ่ม ดังนั้นจึงควรพักผ่อนให้เพียงพออย่างน้อย 8 ชั่วโมง เพื่อเป็นการฟื้นฟูร่างกายและสมอง ให้มีความพร้อมในการทำงานมากที่สุด ลองพักผ่อนให้พอ นอนสัก 8 ชั่วโมง ผ่านไปหนึ่งอาทิตย์จะเห็นผลชัดเจนเลยว่า สมองปลอดโปร่งมากขึ้น และร่างกายจะสดชื่นพร้อมทำงานได้ตลอดทั้งวัน
- ออกกำลังกายบ้าง เพื่อช่วยให้ร่างกายตื่นตัวกระปรี้กระเปร่าอยู่เสมอ เป็นการสร้างความแอคทีฟให้กับการทำงาน ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพได้อีกทางหนึ่ง
- เลือกกินอาหารที่มีประโยชน์ เพราะอาหารถือเป็นสิ่งเติมพลังให้กับทั้งร่างกายและสมอง ดังนั้นจึงควรรับสิ่งที่เป็นประโยชน์เข้าร่างกาย เลี่ยงอาหารที่สร้างไขมัน เพราะร่างกายต้องใช้พลังงานในการเผาผลาญ จึงทำให้อ่อนเพลียและรู้สึกง่วงนอน ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง

6. ติดต่อสื่อสารให้เป็น

เรื่องของการสื่อสารถือมีความสำคัญมาก หากสื่อสารกันไม่เข้าใจ อาจจะทำให้เนื้องานมีความผิดพลาด ฉะนั้นควรมีความชัดเจนในการพูดคุย หากไม่เข้าใจให้ถามจนกว่าจะเข้าใจเพื่อป้องกันความผิดพลาด ปัจจุบันมีเครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารด้านการประสานงาน เพื่อให้การทำงานแบบเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเครื่องนี้เหล่านี้ พัฒนามาเพื่อการทำงานเป็นทีมโดยเฉพาะ เพื่อให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพรวมในทิศทางเดียวกัน ทำงานไปในทางเดียวกันนั่นเอง

เพราะว่าการทำงานเป็นทีมนั้น หัวใจหลักคือการสื่อสาร ทุกคนจะต้องเข้าใจตรงกัน หากได้รับมอบหมายงานที่ต้องทำเป็นทีม ควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมเป็นหลัก เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายแบบมีคุณภาพ

7. พัฒนาตัวเองอยู่เสมอ

การพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ ในทุก ๆ ด้านเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานได้มากทีเดียว ควรเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อยู่เสมอ จะเป็นการเพิ่มทักษาะด้านต่าง ๆ เรื่องงานได้ และหมั่นปรับปรุงจุดอ่อนของตนเอง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด แต่ละท่านนั้นมีการทำงานที่ต่างกันไป และมีความถนัดแตกต่างกัน ดังนั้นควรเริ่มจากการเรียนรู้สิ่งที่ถนัดเสียก่อน และนำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับการทำงาน

หากมีเวลาว่างควรหมั่นหาความรู้ใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพราะปัจจุบันโลกพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทักษะใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นมาบนโลกนั้น จะทำให้คุณได้เปรียบในการทำงาน มีผลต่อหน้าที่การงานในอนาคต ดังนั้นผู้ที่มีความรู้ มีทักษะหลากหลายจึงได้เปรียบมากกว่าในการนำเสนองาน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ใน 7 วิธีที่นำเสนอมานี้ สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกอาชีพ ซึ่งล้วนแต่เป็นเทคนิคที่สร้างประโยชน์ให้กับด้านงานได้มากทีเดียว ลองนำไปปรับใช้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ รวมทั้งอย่าทิ้งความตั้งใจและความมีวินัย รับรองว่าหากทำตามได้ทุกข้อ จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นกว่าเดิมแน่นอน